Poniżej przedstawiamy rozmowę z Marcinem Herra na temat obecnej sytuacji w branży eventowej, scenariuszy na przyszłość i działań podejmowanych w tym czasie przez Arenę Gliwice.
– Czy czas pandemii oznacza, że duże obiekty – takie jak Arena Gliwice – zaprzestały działalności?
– Nie. Działamy bardzo intensywnie ponieważ zakładamy, że pandemia się skończy ale oczywiście jest nam bardzo ciężko. Tak jak cała branża, zostaliśmy jednego dnia pozbawieni przychodów z działalności. Arena Gliwice to ludzie. Grupa wspaniałych ludzi, którzy zdecydowali się podjąć tego ciekawego i trudnego zadania aby sprawić, że Arena stanie się jedną z wizytówek Gliwic oraz Śląska. Ten rok zapowiadał się wyjątkowo ale niestety wszystko, praktycznie z dnia na dzień, się zmieniło.
– W jaki sposób da się dzisiaj zorganizować działanie hal widowiskowo-sportowych, w których pozornie nic się nie dzieje?
– Po ciosie pod tytułem wszystkie wydarzenia mają zakaz i przechodzimy w lockdown, trzeba było się podnieść. W pierwszej kolejności skoncentrowaliśmy się na zadbaniu o majątek czyli arenę i ludzi. Pracujemy ostatnie tygodnie w trybie mieszanym. Zdalnie i na miejscu. Musimy codziennie sprawdzać i doglądać wszelkich instalacji i systemów. W tak złożonym obiekcie nie można wyłączyć wtyczki z kontaktu. Konieczne jest utrzymywanie sprawności, codzienny monitoring i kontrola. To zadania dla oddelegowanych pracowników działów technicznego i bezpieczeństwa. Pozostała część zespołu pracuje zdalnie przy użyciu powszechnych rozwiązań technologicznych. Mamy przydzielone zadania, odbywają się regularne wideokonferencje zarówno w mniejszych grupach jak i z udziałem całego zespołu. Jesteśmy spółką prawa handlowego, dlatego też jeszcze przed stanem epidemii wprowadziliśmy dodatkowe procedury zapewniające ciągłość zarządzania. Tak, żeby działać bez zakłóceń nawet w sytuacji, gdyby np. ktoś z osób zarządzających trafił na kwarantannę. Od marca walczymy w nowych warunkach. Od 2018 przez ostatnie kilkanaście miesięcy działaliśmy w formule 24/7. Od poniedziałku do piątku sprzedaż, negocjowanie, przygotowanie do wydarzeń, zarządzanie codzienne a w weekendy organizacja koncertów, meczów spotkań rodzinnych czy społecznych. Dziś oprócz negocjacji i opracowywania nowych projektów możemy popracować nad tematami, na które brakowało czasu. Jestem naprawdę dumny z tego jak do tej pory funkcjonowaliśmy jako zespół. A teraz w okresie trudnym jestem ze wszystkich jeszcze bardziej dumny. Z dojrzałości, odpowiedzialności a przede wszystkim ogromnego zaangażowania. To wielkie wyróżnienie móc współpracować z takim zespołem.
– Dzień Areny Gliwice wygląda dzisiaj….?
– Najważniejszy jest ciągły kontakt z naszymi partnerami. Wydarzenia nie dzieją się same. Wymagają współpracy wielu instytucji i osób. Arena to ludzie. I dzisiaj właśnie jest to jeszcze ważniejsze. Wspólnie z nimi przygotowujemy i planujemy powrót pełni działań. To oznacza aktywność pracowników działu sprzedaży i marketingu, których telefony są rozgrzane do czerwoności. Sytuacja jest niezwykle dynamiczna – część imprez jest przenoszonych na jesień, ale rozmawiamy również o terminach na rok 2021. Zabezpieczenie techniczne obiektu i dozór infrastruktury plus ochrona to kolejna część prac. Uzupełniamy bazy ofertowe, przygotowujemy dokumenty i nowe rozwiązania dla klientów. Rozmawiamy z wszystkimi podmiotami, które mogą udzielić nam wsparcia w tym trudnym czasie przede wszystkim w zakresie ulg w kosztach stałych. Jednocześnie błyskawicznie reagujemy i adaptujemy się do nowej sytuacji. Przykładem jest projekt Arena Online, który uruchomiliśmy w formule codziennych transmisji ciekawych aktywności, które odbywały się u nas także przed pandemią. A teraz codziennie, prosto z wewnątrz Areny Gliwice, produkujemy cykl wydarzeń począwszy od zajęć sportowych, przedstawień dla dzieci, edukacji aż po transmisję koncertów. To nie tylko odpowiedź na aktualne możliwości działania, ale też element rozwojowy, który chcemy ulepszać i rozwijać o rozmowy z ciekawymi gośćmi, a nawet spotkania biznesowe. Nie chcę dzisiaj zdradzać naszych planów, ale pracujemy intensywnie żeby było ciekawie i żeby arena żyła przynosząc wrażenia i emocje wprost do domów naszych wspaniałych gości i klientów. Przy tej okazji warto podkreślić, że tak jak zawsze jesteśmy bardzo otwarci na współpracę i zapraszamy do współtworzenia oferty programowej. Współpracujemy też z naszymi koleżankami i kolegami z innych aren. Dziś oprócz naturalnej konkurencji jest czas współpracy. Może uda nam się wypracować i wdrożyć nowe inicjatywy jak np. organizacja wydarzeń online w kilku obiektach jednocześnie.
– Sytuacja na rynku eventowym – jak wygląda biorąc pod uwagę Wasze liczne rozmowy z organizatorami wydarzeń i firmami, które żyją z ich wsparcia (technicznego, multimedialnego, promocyjnego)?
– Panuje duża niepewność i nerwowość. Niestety brak wydarzeń dotyka bardzo wiele firm między innymi dostawców sprzętu czy ekip technicznych. To również bardzo ciężka sytuacja dla całej branży eventowej. Najwyższy sezon koncertów, festiwali, spotkań rodzinnych, pikników, konferencji, kongresów zaczyna się w marcu. Dziś wszyscy czekają na decyzje o „odmrażaniu” i warunkach działania. Ale niestety trudno będzie wszystkim przetrwać. My również walczymy o przetrwanie, nie chcemy zaprzepaścić tego co wypracowaliśmy przez ostatnie kilkanaście miesięcy. Podjęliśmy wiele trudnych decyzji. Obniżyliśmy wszystkie możliwe koszty, w tym również koszty wynagrodzeń, solidarnie wszystkim osobom w zespole. Renegocjujemy umowy, prosimy o przesunięcia terminów płatności starając się jednak zachowywać fair w tej trudnej sytuacji. Prosimy naszych partnerów aby nie odwoływali wydarzeń tylko przekładali je na nowe terminy. Trochę żartobliwie ale prawdziwie, podczas prac Sztabu Kryzysowego Branży Eventowej i Turystycznej mówimy, że funkcjonujemy w grupie, którą w kontekście kryzysu nazywamy FILO (z ag. First In Last Out – jako pierwsi dostaliśmy i ostatni wyjdziemy z kryzysu). Przeszliśmy już jednak dużo trudnych sytuacji i nie jest to pierwszy kryzys w naszym życiu dlatego tym bardziej wiemy, że trzeba dużo silnej woli, konstruktywnego działania a nawet poszukiwania szans rynkowych w obecnej sytuacji. Cieszę się gdy widzę mobilizację wielu stowarzyszeń, instytucji i firm, które wspierają inicjatywę #Tugether utworzoną jako platforma komunikacyjna dla branży i działań sztabu. To właśnie takie działania pokazują, że współpracując możemy osiągnąć dużo więcej dzisiaj ale może to być również silny fundament pod bardziej efektywne działanie i wspólną budowę perspektywy na przyszłość. Jako viceprezes IAKS Polska (IAKS – International Association for sport and leisure industry) jestem zaangażowany w działania całego środowiska tworzonego przez firmy z branży przemysłu czasu wolnego. Przemysł biznesu spotkań, rozrywki, wydarzeń i czasu wolnego to jedna z najważniejszych gałęzi gospodarki. W wielu krajach to jest właśnie przemysł „ciężki”. Zarówno jeśli chodzi o wkład w rozwój PKB, liczbę miejsc pracy jak i impuls rozwoju.
– A w kontekście międzynarodowym – czy firmy zajmujące się organizacją wydarzeń w skali światowej reagują tak samo?
– Tak, to globalny rynek. Jeden krwioobieg. Dlatego widzimy ogromną nerwowość także na poziomie międzynarodowym. Rynek został wywrócony do góry nogami. Przykładem jest kontraktowanie wydarzeń muzycznych, które jest znacznie utrudnione ponieważ często są to trasy globalne. Wstrzymanie startu w USA blokuje rozmowy na Europę a tym samym i w naszych Gliwicach. Dokładnie to samo dzieje się w obszarze wydarzeń korporacyjnych czy targowych. Bardzo wiele polskich i międzynarodowych korporacji odwołało także swoje konferencje czy spotkania. To również wpływa na nas i Arena Bussines Conference Center.
– Patrząc realnie, kiedy jest szansa na powrót do efektywnego działania biznesu w tej branży?
– Kluczowe nie jest to, czy kiedyś sytuacja się unormuje w kontekście medycznym – co do tego raczej trudno mieć wątpliwości. Bardzo ważne będzie wypracowanie nowych zasad, standardów i procedur, które będą gwarantować ludziom poczucie bezpieczeństwa. To już się dzieje. Pracujemy nad tym jako cała branża i łączymy siły zarówno z organizatorami wydarzeń jak i zarządzającymi obiektami. Musimy być dobrze przygotowani na proces „odmrażania” gospodarki i powrót do aktywności. Trzeba będzie działać ze zdecydowanie większą ostrożnością wprowadzić mądrze nowe procedury, tak aby były rzeczywiście pomocne oraz możliwe do realizacji zarówno operacyjnie jak i kosztowo. Obserwujemy uważnie jakie rozwiązania wprowadzanie są już dziś w Azji po epidemii. To będzie złożony proces generujący dodatkowe koszty. Jeszcze wiele trudnych miesięcy przed nami. Ważniejsze jest to, w jakiej kondycji przetrwamy ten najtrudniejszy czas. Myślę przede wszystkich o ludziach i rynku pracy. Przykład Areny Gliwice – przy organizacji każdego dużego wydarzenia pracowało tu między 300 a 500 osób. Oprócz pracowników etatowych, w każdą z imprez zaangażowani byli pracownicy ochrony, gastronomii, służb porządkowych, zaplecza technicznego czy wsparcia promocji i marketingu. Arena w czasach pełnego działania to jeden z istotniejszych pracodawców w naszym mieście. Wiadomo, że przedsiębiorcy we wszystkich branżach zostali doświadczeni kryzysem. Jest im bardzo ciężko jednak się nie poddają. My też próbujemy się zorganizować, zaplanować kalendarze wydarzeń, może już na jesień tego roku, może na rok 2021. Walczymy o to aby Arena w dalszym ciągu była pozytywnym symbolem Gliwic i doskonałym nośnikiem promocji. Dzisiaj nie jest na to idealny czas ale zgodnie z danymi raportu przygotowanego przez jedną z profesjonalnych firm badawczych wartość uzyskanego ekwiwalentu dla promocji Gliwic za okres maj 2018 – grudzień 2019 wyniosła aż 80 mln zł.
– Szykują się zatem urodziny i to w oryginalnej formule.
– Tak. Za chwilę będziemy mieli 2 lata od otwarcia. Z tej okazji organizujemy specjalne wydarzenie, będzie to również okazja do posumowania efektów dobrego funkcjonowania areny dla Miasta Gliwice, jego mieszkańców i przedsiębiorców. Początki działalności na tym jakże konkurencyjnym rynku zawsze są trudne, jednak dzisiaj po prawie dwóch latach funkcjonowania możemy pochwalić się wieloma osiągnieciami zarówno jako organizator wyjątkowych eventów ale również jako pracodawca, firma generująca przychody i płacąca podatki w regionie. Raporty o wpływie aren czy obiektów wielofunkcyjnych na aspekt miastotwórczy i wpływający na atrakcyjność takich miast nie pozostawiają wątpliwości. Pod jednym wszakże warunkiem. Obiekt musi dobrze funkcjonować i żyć. Dlatego właśnie zawsze to podkreślaliśmy, że ponad 260 000 tysięcy osób w Arenie Gliwice, w mieście, które jest o wiele mniejsze niż np. Kraków, Łódź czy Gdańsk to nasz wielki sukces. Szczególnie kiedy spojrzymy jak ogromnie dużo osób do Gliwic przyjeżdżało i będzie przyjeżdżać z powodu odbywających się tu wydarzeń. Dziś turbulencje skomplikowały sytuację na całym świecie ale działamy tak, żeby nie zmarnować wspólnego wysiłku i przyśpieszyć kiedy świat stanął.
– A w przypadku Areny Gliwice co jest najważniejsze? Czy liczycie na wsparcie?
Tak jak powiedziałem pracujemy aby jak najwięcej zrobić. Radziliśmy sobie z mnóstwem sytuacji trudnych przez ostatnie kilkanaście miesięcy. Uważaliśmy, że 99% problemów musimy rozwiązać sami. Wiadomo jaka jest konkurencja i jak mocno inne miasta i ośrodki wspierają miejsca użyteczności publicznej. Dziś znaleźliśmy się w obiektywnie trudnej sytuacji. I warto to podkreślić, że bardzo doceniamy i szanujemy współpracę z Zarządem Miasta Gliwice. Udało nam się wspólnie zbudować markę miejsca, które wtopiło się w gliwicki, śląski i ogólnopolski krajobraz. Potrzebujemy oddechu na ten najgorszy czas ale też bierzemy na siebie odpowiedzialność i obciążenia.
– Czy pandemia spowoduje jakieś trwałe zmiany w organizacji dużych wydarzeń? Czego należy się spodziewać? Większych restrykcji?
– Tak jak mówiłem na pewno nastąpi zwiększenie troski o bezpieczeństwo i to nie tylko w okresie bezpośrednio po pandemii, ale myślę, że dłuższy czas. Wiele osób twierdzi że „już nic nie będzie takie samo”. Wskazują, że ludzie nie będą chcieli podróżować, wyjeżdżać, chodzić do kina czy na koncert. Jednak zawsze kryzys jest też impulsem do zmian również w funkcjonowaniu sektora eventowego. Jeszcze bardziej niż przed epidemią rosnąć będzie rola wydarzeń online, szczególnie mocno zyskiwać będą wydarzenia hybrydowe tak w obszarze rozrywki jak i biznesu. Przyśpieszeniu ulegnie zastosowanie technologii VR. Nie zmieni się natomiast to że my, ludzie nadal będziemy chcieli przeżywać prawdziwe emocje i dzielić je z innymi podczas wydarzenia sportowego czy muzycznego. Miejmy nadzieję, że ten świat już niedługo powróci.
